Astuces : Comment bien imprimer ses documents avec Office 2010

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Publié le : 08/07/2011 vers 10h par :
Gilles SALOMON

Rien de plus simple qu'imprimer un texte ou une feuille de calcul ? Voire. Cette commande recèle des options souvent méconnues. En voici quelques-unes pour les deux principaux logiciels d'Office 2010 : Word et Excel. A quelques nuances près, elles peuvent servir pour Office 2007.

L'impression avec Word 2010

1. Réduisez la consommation de papier
Avant d'imprimer une plaquette commerciale ou un rapport de stage, il est souvent utile d'en vérifier la mise en page. Pour éviter de gâcher du papier, imprimez plusieurs pages par feuille. Pour cela, dans la boîte de dialogue Fichier, Imprimer, déroulez la liste Pages par feuille dans la zone Zoom. Vous pouvez aller jusqu'à 16 pages.

2. Jonglez avec différents types de papier
Vous voudriez que les pages contenant des photos soient imprimées sur du papier spécial ? Il suffit de diviser votre document en plusieurs sections, chacune ayant ses propres paramètres de mise en page. Pour insérer un changement de section, activez le menu Mise en page et cliquez sur la petite flèche placée à droite du bouton Mise en page. Dans la liste qui apparaît, cliquez sur Page suivante dans la zone Saut de section. Réitérez l'opération pour chaque changement de papier. Ensuite, modifiez les caractéristiques (marges, choix de l'imprimante et du papier…) de chaque section individuellement via le menu Mise en page.

3. Bloquez l'impression d'un paragraphe 
Dans votre document, vous souhaitez que certaines portions de texte soient visibles à l'écran, mais pas imprimées. Il suffit de jouer sur les attributs de texte. Sélectionnez le texte qui ne doit pas être imprimé. Faites un clic droit et, dans la liste qui apparaît, choisissez Police. Dans l'onglet Police, style et Attributs, cochez Masqué et validez par OK. Votre texte disparaît. Pour le rendre visible, déroulez le menu Fichier, Options, activez l'onglet Affichage. Dans la zone Toujours afficher…, cochez l'option Texte masqué et validez par OK. Le texte devient visible à l'écran (il est souligné), mais ne sera pas imprimé. pas Vérifiez en affichant Vérifiez affichant un aperçu avant impression via le menu Fichier.

4. Créez une bannière
Vous pensez peut-être que, dans Word, les caractères ont une taille maximale de 72 points. C'est en effet la valeur maximale disponible dans la liste Taille. Or, sachez que vous pouvez obtenir des caractères bien plus grands (jusqu'à 1 638 !). Il suffit de taper directement la taille voulue dans la zone de saisie au-dessus de la liste. Avec une taille proche de 600 points (à ajuster en fonction de votre configuration), vous pourrez même imprimer un caractère par page et assembler ces dernières pour former une bannière. Vous aurez peut-être du mal à trouver la taille idéale car les lettres n'ont pas la même largeur (le m est bien plus large que le i). Adoptez alors une police proportionnelle comme le Courier New.

5. Déterminez vos marges minimales
Dans le menu Mise en page, vous pouvez définir les marges d'impression (gauche, droite, reliure…). Mais vous ignorez probablement les marges minimales propres à votre imprimante. Pour les connaître, dans le menu Mise en page, cliquez sur Marges et choisissez Marges personnalisées. Saisissez 0 (zéro) dans chaque champ et validez. Cliquez sur Corriger. Chaque marge s'ajuste à la plus faible valeur autorisée.

6. Ajoutez un filigrane
Pour ajouter un motif qui apparaîtra en fond de page, dans le menu Mise en page, cliquez sur Filigrane. Vous pouvez vous contenter de textes prédéfinis, comme Brouillon, Exemple ou Ne pas copier. Mais si vous préférez une image personnelle, cliquez sur Filigrane personnalisé, cochez Image en filigrane puis cliquez sur Sélectionner image et parcourez l'arborescence du disque à la recherche d'une image.
 

L'impression avec Excel 2010

1. Désignez une zone d'impression
Par défaut, quand vous lancez la commande Fichier, Imprimer, c'est toute la feuille qui est concernée. Si vous n'imprimez systématiquement qu'une partie de cette feuille, faites-en la Zone d'impression. Pour cela, déroulez le menu Mise en page et cliquez sur le bouton ZoneImpr puis choisissez Définir. Désormais, seule cette zone sera imprimée (vous pouvez le vérifier en faisant un Aperçu avant impression).
Si vous avez effectué une sélection multiple (en maintenant Ctrl puis en sélectionnant diverses portions, chaque partie sera imprimée sur une feuille séparée. Si vous avez oublié à quelles cellules correspond la zone d'impression, tapez F5, cliquez sur Zone_d_impression et validez par OK : la zone est sélectionnée. Pour rétablir l'impression de l'ensemble de la feuille, cliquez sur le même bouton ZoneImpr et choisissez Annuler.

2. Définissez les sauts de page
Normalement, Excel détermine lui-même les changements de page en fonction de la taille des lignes et des colonnes, du facteur de zoom adopté, des marges… Mais ces sauts de page ne se font peut-être pas là où vous le souhaitez. Pour insérer un saut de page manuel, placez le point d'insertion sur la ligne devant figurer en tête d'une nouvelle page et, dans le menu Mise en page, cliquez sur Sauts de page et choisissez Insérer un saut de page. Une ligne pointillée indique le changement de page.
Il existe une autre technique fort pratique pour afficher – et modifier si nécessaire – les ruptures de page : dans le menu Affichage, cliquez sur AperçuSautDePg. Les changements de page sont représentés par des traits bleus (verticaux et horizontaux) que vous pouvez faire glisser à la souris. Pour annuler toutes les ruptures de page que vous avez définies avec l'une des deux méthodes ci-dessus, cliquez sur le bouton Sauts de page dans le menu Mise en page et sélectionnez Rétablir tous les sauts de page.

3. Ajustez les pages
Votre tableau, une fois imprimé, occupe six pages entières et déborde légèrement sur la septième. Réduisez-le légèrement afin qu'il tienne sur six pages. Pour cela, activez le menu Mise en page et cliquez sur le bouton placé à droite du groupe de mots Mise en page. Dans la fenêtre qui s'affiche, activez l'onglet Page. Cochez l'option Ajuster et spécifiez 1 page en largeur sur 6 pages en hauteur, puis validez par OK.

4. Conservez des lignes d'en-tête
Vous connaissez probablement la commande Figer les volets, accessible via le menu Affichage, qui force une portion de l'écran (généralement les en-têtes de colonnes) à rester toujours visible même quand vous faites défiler la feuille. Vous pouvez, de la même façon, demander à Excel d'imprimer une ou plusieurs lignes d'en-tête en haut de chaque page. Pour cela, activez le menu Mise en page et sélectionnez Imprimer les titres. Cliquez alors sur le petit symbole rouge placé à droite du sur droit du champ Lignes à répéter en haut puis sélectionnez, dans la feuille, la ou les lignes à faire figurer en tête de chaque page. Validez par OK. Faites un aperçu avant impression pour vérifier le résultat. (Source L’Ordinateur Individuel - SVM)

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